Come essere più produttivi e ridurre le distrazioni, usando email in modo efficiente

· · Articolo in Organization

Ti racconto come sono diventato più produttivo, usando email in modo efficiente e come ho ridotto al minimo le distrazioni continue, completando il lavoro che conta e sono passato da uno stato reattivo a uno più organizzato e razionale.

Ho scritto questo articolo su carta, mentre stamattina in casa mancava la corrente elettrica. Ho riscoperto dopo tanti anni la scrittura manuale, mentre i miei cari amici Carlo e Giampaolo Messina erano rinchiusi in carcere e ci siamo scritti lettere durante il 2015.

Prima che ci fosse Internet, le persone comunicavano per lo più via lettere cartacee (da un po’ esiste anche il telefono, ma in questo caso io parlo di comunicazione scritta). Oggi, lo strumento di comunicazione più diffuso è sicuramente l’email. Da una ricerca di «The Radicati Group», viene fuori che nel 2015, gli utenti di posta elettronica in tutto il mondo erano quasi 2.6 miliardi e il numero di messaggi email inviati e ricevuti al giorno, in totale, hanno superato i 205 miliardi.

Mi sembra molto evidente che la posta elettronica è diventata uno strumento fondamentale, sia nella vita privata, che nel mondo del lavoro. Volevo parlarti però di come, secondo me, l’email viene usata in modo scorretto e come se ne fa abuso soprattutto nelle aziende.

La onnipresente possibilità di consultare l’email oramai è inevitabile. Puoi leggere e rispondere ai messaggi email dal tuo computer, dal sistema multimediale della tua auto, da un telefono o un tablet, dal tuo orologio… e chi più ne ha più ne metta. Sono sempre di più i dispositivi connessi a Internet (arriveranno a 6.4 miliardi quest’anno, secondo Gartner) e con questo aumenta anche la nostra disponibilità, le distrazioni e il concetto del «sempre disponibile», che si aspetta una persona che ti scrive un’email, pensando che tanto andrai a leggerla praticamente subito, come se fosse un SMS o una telefonata.

Altro dato per me scioccante lo ha rivelato uno studio recente del McKinsey Global Institute, secondo il quale «il lavoratore medio trascorre circa 28% della settimana lavorativa per la gestione della posta elettronica».

Dove vorrei arrivare con questo discorso?

Vorrei farti aprire gli occhi e farti vedere che vivi in uno stato di interruzione continua, dalla mattina alla sera e di aiutarti a ritornare a fare una vita più concentrata sulle cose che contano di più per te e i tuoi cari. Ti insegno alcune tecniche che io uso quotidianamente, da diversi anni, nella comunicazione via email con le altre persone. Potrebbero essere difficili da adottare nel tuo workflow. Dipende molto dall’organizzazione dove lavori e ovviamente dalle persone con le quali hai a che fare e dalla loro volontà di rispettare, capire, cambiare e di provare cose nuove per migliorare il lavoro di tutti.

Personalmente uso alcune di queste tecniche e accorgimenti dal 2013, da quando ho iniziato a lavorare da remoto (in Italia si chiama Smart working), e ho dovuto rivedere la mia organizzazione del lavoro e disciplinarmi molto di più rispetto al tradizionale lavoro da ufficio. Vediamo insieme quali sono…

Prima di tutto, separa email personale e quella aziendale

L’ideale sarebbe di avere indirizzi email separati. Se invece usi lo stesso indirizzo email per tutto, ci sono comunque dei filtri che puoi attivare, per esempio io li uso molto in Gmail. Un modo ancora più semplice sarebbe quello di non leggere proprio l’email fuori dagli orari di lavoro, oppure mettere la modalità «Non disturbare» sui tuoi dispositivi, disattivando le notifiche non solo durante le ore di riposo… proprio di questo ti vorrei parlare adesso.

Non impostare mai l’email aziendale sul tuo dispositivo personale. A parte che non è sicuro, se dovessi perdere il tuo dispositivo, rischi di compromettere i dati aziendali e anche il tuo posto di lavoro. Altra cosa, molto più importante, è che se i tuoi clienti, il tuo capo e i colleghi vedranno che tu rispondi alle email a qualsiasi ora del giorno, si aspetteranno sempre la tua disponibilità (anche nei weekend) e sara sempre più difficile uscirne. Comunque dipende dal tuo ruolo e se ti viene pagata la reperibilità, allora è tutto un altro discorso.

Disattiva completamente le notifiche sui tuoi dispositivi

Le notifiche, visive e sonore, sono uno dei principali nemici della produttività. Ti mettono in uno stato reattivo. Sentire il suono o vedere la notifica sullo schermo ti fa venire voglia di andare subito a leggere, lasciando quello che stavi facendo, senza renderti conto del costo altissimo che pagherai dopo in termini di attenzione e concentrazione perse. Numerosi studi hanno dimostrato che una volta che ti sei distratto da quello che stavi facendo, ci vogliono poi minimo 25 minuti per ritornare nello stato in cui eri (e non è detto che ci torni)… il cosidetto costo del «Multitasking».

Sinceramente non vedo molta differenza tra le notifiche e tra quando qualcuno ti tira per i capelli… è impossibile non reagire.

Sui miei dispositivi tengo tutte le notifiche visive e sonore disattivate, oltre agli SMS e telefonate ovviamente.
Bonus: sul mio telefono non ho installate le app come Facebook, Twitter o altri social network e non ho un piano di Internet attivo volutamente… potrei scrivere un articolo intero anche su questo argomento.

Il succo è: decido io quando leggere le nuove email arrivate e non il dispositivo che decide per me.

Focalizzati e spendi il tuo tempo sulle tue priorità e non sulle urgenze degli altri

Le email generalmente possono essere di diversi tipi:

Cerca quelle azionabili e estrapola le cose da fare in un software di task o project management (io per esempio uso Asana). Puoi anche scrivere le cose da fare in un’agenda o su dei Post-it. In questo modo puoi lavorare guardando la lista di cose da fare, senza dover aprire email e magari vedere che ne sono arrivate 100 e tentare di leggerle e rispondere subito (passare allo stato reattivo), perdendo il filo di quello che stavi facendo. Il lavoro da fare non viene svolto nel tuo account di posta elettronica.

Le email generalmente sono le agende e liste di cose da fare degli altri, tu hai le tue liste, la tua agenda, le tue priorità e urgenze. Non scivolare mai sull’agenda degli altri, lasciando le cose da fare che contano di più per te in secondo piano.

Pensa al momento migliore per te quando dedicarti per leggere e rispondere alle email, ti racconto come faccio io da molti anni.

Stabilisci le ore della tua giornata quando leggere e rispondere alle email

Smettila di guardare il tuo smartphone appena sveglio! Smettila di aprire la posta elettronica come prima cosa che fai quando arrivi in ufficio al mattino. Al mattino, il nostro corpo e il cervello si svegliano carichi di energia, ed è davvero un peccato usare queste risorse per leggere e rispondere alle email. Piuttosto fai colazione con i tuoi cari, leggi per 30 minuti o fatti una bella corsetta. Se tu sei uno di quelli che legge le email al mattino appena sveglio, sappi che stai sprecando in quel modo la tua energia preziosa al posto di usarla per creare e fare il lavoro.

Prima crea e poi consuma.

Prova per un periodo, di prepararti le cose da fare la sera prima per il mattino successivo, fallo verso fine giornata lavorativa. Io uso un Post-it, perché in questo modo rimango sintetico e scrivo da 5 a 7 cose fattibili per il giorno dopo. Quando inizi una nuova giornata, non aprire l’email ma mettiti subito a lavorare sulla tua lista di cose da fare, vedrai che ti sentirai produttivo e riuscirai a completare un sacco di cose, in meno tempo rispetto a prima.

Smettila di guardare l’email anche la sera o prima di andare a dormire! Tanto se leggi cose mentre sei già a letto, non riuscirai a fare quel che ti viene chiesto e tanto lo farai al massimo il giorno dopo. Però oramai lo hai letto e ti disturberà il pensiero, senza farti dormire tranquillo. Ricordati che dormire è molto più importante che mangiare, assicurati almeno 7-8 ore di sonno. Rinunciare alla calma e al riposo sarebbe davvero autolesionismo.

Pensa a quante volte controlli la tua casella postale fissa? Perché dovrebbe essere diverso con l’email?
Io leggo e rispondo alle email 4-5 volte al giorno, generalmente ogni 2 ore. Puoi fare 9:00-11:00-14:00-16:00 o come preferisci. Ci sono persone che lo fanno a fine giornata (quando le tue energie sono più basse) e altre che lo fanno una volta a settimana.

Non tenere mai il tuo client di posta elettronica sempre aperto mentre lavori e non controllare di continuo se fosse arrivato un nuovo messaggio. In questo modo stai fregando te stesso, mettendo da parte il lavoro che sai che c’è da fare ma non inizi… proprio un buon metodo per procrastinare 😀
Anche qui va bene l’esempio della casella postale fissa… non penso che stai vicino alla finestra tutto il giorno per vedere se il postino ti porta una lettera o un pacco.

Infine, bandisci completamente l’email durante il weekend!

Qualche regola di buon senso nell’utilizzo dell’email

Cerca di scrivere le email in modo più breve possibile. Oggi, chi legge le email lunghe in questo mondo pieno di distrazioni? Se riesci, scrivi al massimo 5 righe, non giustificarti e non farti prendere dalle emozioni. Oppure scrivi, salva in bozza, e rileggi più tardi quello che avevi scritto, vedrai che cancellerai la metà.
«Give It Five Minutes» …

Ricordati anche che email non è chat, ma è uno strumento passivo. Io leggo e rispondo alle email appena posso o quando mi è più comodo. Prendi il telefono e chiama se ti serve una risposta importante e subito, per il resto delle cose che possono aspettare – usa l’email.

Non scrivere frasi come «URGENTE» o «ASAP» nelle tue email, sono tutte tue urgenze, non quelle degli altri. Se non viene fatto subito e non c’è in pericolo una vita umana, la cosa può aspettare. Se c’è qualcosa di davvero urgente, come ti dicevo prima, prendi il telefono e chiama.

Jason Fried, nel suo libro «Rework», indica una serie di «parole brutte» che «non devono essere usate nel business» e che «ostacolano una sana comunicazione», creando «una ricetta del disastro», se messe insieme. Le «parole brutte» sono queste: si deve, non possiamo, facile, solo e rapido.

Pensaci due volte chi mettere in copia e chi non mettere. Metti più persone in copia nel caso in cui tu voglia informare più persone, evita quando devi chiedere ad una singola persona di fare qualcosa.

Scrivi il oggetto delle tue email in modo più descrittivo possibile. Molte persone impegnate decidono se aprire o non un messaggio email dopo aver letto l’oggetto.

Se si decidono riunioni o appuntamenti, fornisci sempre date e orari alternativi, durante i quali sarai disponibile. Dovresti dare sempre la possibilità di scelta e le varie opzioni, in alternativa la conversazione durerà molto a lungo. In generale, penso che l’email non è un buon strumento per gestire gli appuntamenti (esiste il calendario condiviso) o i progetti. Proprio di quest’ultimi ti volevo dire di più ora.

Perché l’email non va bene per gestire i progetti web

Nel contesto del design e sviluppo web, l’email potrebbe sembrare lo strumento più adatto da usare, ma nello stesso tempo anche il più costoso in termini di energie e distrazioni.

Va bene usare email per comunicare con persone al di fuori del progetto o del tuo team di lavoro, che non sono raggiungibili con altri mezzi di comunicazione. Puoi anche usare l’email per spedire materiale informativo a tutte le persone coinvolte nel progetto, discutere con qualcuno in privato o per convogliare le notifiche dagli altri sistemi che usi.

Non va bene usare email per discutere le funzionalità con più persone contemporaneamente, spedire parti del lavoro senza presentarlo in persona o accompagnandolo con una call su Skype, prendere e comunicare decisioni importanti sul progetto.

Ci sono diversi problemi legati all’uso dell’email come strumento di comunicazione principale in un team di persone:

Tutto questo viene possibile se si usa uno strumento di gestione dei progetti, io uso Asana, ma ce ne sono tanti altri come Trello o Basecamp.
La cosa fondamentale, per essere efficace, è che tutti dovrebbero usare il sistema scelto, compreso il cliente, altrimenti si ottiene l’effetto opposto – frammentazione delle informazioni e caos.

Ti consiglio vivamente queste letture

Disclaimer: Non dico che le tecniche e i pensieri descritti in questo mio articolo vadano bene per tutti e a ogni organizzazione. Dipende molto dalle persone e dalla cultura aziendale, ma anche e soprattutto dalla dimensione del/dei team. In ogni caso, l’organizzazione del lavoro, a lungo andare porta sempre ai risultati di successo.

Spero che ti è stato utile leggere le mie parole e ti sono stato di ispirazione. Ti consiglio, in ogni caso, di fare piccoli passi per cambiare qualcosa nel tuo metodo di organizzarsi e nella gestione dell’email. Se sei un manager, prova a introdurre questi metodi nella cultura del tuo team o della tua azienda.

Non dico di arrivare a «Inbox Zero» ma si può fare molto di più cambiando poche abitudini.

Il mondo di oggi è caotico. Email è caotica. Prendi il controllo della tua vita, del tuo tempo prezioso e usa email in modo efficace e responsabile 😉

Hai domande o idee su come usare email in modo più efficace e produttivo?
Hai esperienze dirette di utilizzo nella tua vita quotidiana e nel lavoro?
Fammi sapere qui sotto nei commenti, sono curioso di sapere le tue considerazioni, le tue tecniche, le tue abitudini e se vuoi raccontare dei casi di successo.

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